Biurowa niszczarka - jakie wymogi powinna spełniać?
Prowadzenie biura zawsze wiąże się z gromadzeniem ogromnej liczby dokumentacji, która niejednokrotnie zawiera dane osobowe. Ustawa o ochronie danych osobowych oraz liczne przepisy Unii Europejskiej wskazują m.in. przez jaki czas należy archiwizować dokumenty czy jak chronić dane osobowe w nich zawarte. Proces niszczenia dokumentów również podlega pod przepisy prawa. W związku z powyższym, wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie, jaką niszczarkę do biura należy wybrać? Jakie wymogi powinna spełniać? Przyjrzyjmy się zagadnieniu z bliska.
Niszczarka biurowa i jej charakterystyka
By przestrzegać obecnie obowiązujących przepisów prawa, należy szczególną uwagę poświęcić na wybór niszczarki. By urządzenie wpisywało się w przepisy RODO, musi spełniać normę DIN 66399. Pod tajemniczo brzmiącą nazwą kryje się metoda niszczenia dokumentów. W praktyce oznacza to, że niszczarka musi ciąć dokumenty w ścinki, a nie w paski. Ścinki mają mieć szerokość 6-10 mm. Zaznaczyć należy, że niszczarki, które tną papier na paski, mogą mieć zastosowanie nadal, ale tylko do dokumentów o mniejszym stopniu poufności. Korzystną wiadomościach dla przedsiębiorców jest fakt, że biurowe niszczarki w dobrej cenie, spełniające normę DIN 66399, są powszechnie dostępne.
Na co należy zwrócić uwagę przy zakupie niszczarki?
Przestrzeganie przepisów ustawy o ochronie danych osobowych i innych aktów prawnych stało się bardzo mocno przestrzegane. W tym celu, producenci niszczarek, by zachęcić do ich zakupu i podnieść ich walory, deklarują posiadanie przez oferowane urządzenia certyfikatów unijnych potwierdzających metodę niszczenia zgodną z przepisami RODO. W praktyce jest to jednak jedynie chwyt marketingowy. Nie funkcjonuje żaden urząd bądź inna instytucja, która nadawałaby tego rodzaju certyfikaty. W związku z tym, wybierając niszczarkę do własnego biura, nie powinniśmy kierować się kolorowymi etykietami przyciągającymi wzrok, które są umieszczone na urządzeniach, a zapoznać się z ich specyfikacją techniczną. Kluczowe znacznie ma szerokość cięcia dokumentów. Każda niszczarka, która drobi papier na ścinki o szerokości mieszczącej się w przedziale 6-10 mm, będzie odpowiednia.
Ochrona danych osobowych – dlaczego jest tak istotna?
Dlaczego niszczarka w biurze to jego priorytetowe wyposażenie? W dzisiejszym świecie to nie pieniądze są najcenniejszym dobrem, a informacja. Wyciek danych pozwala na wygenerowanie ogromnego zysku. Imię, nazwisko, telefon, adres mailowy, PESEL, numer dowodu tożsamości to dane, które powinny podlegać szczególnej ochronie. Przetwarzając tego typu informacje, jesteśmy odpowiedzialni za ich ochronę. Wyrzucenie do kosza dokumentów, które nie zostały zniszczone, bądź zostały niechlujnie pocięte, a złożone mogą być odczytane, może nieść za sobą katastrofalne konsekwencje. Nic więc dziwnego, że niszczarka, która cenne i poufne dane przerabia na nie wartościowe ścinki, jest nieocenionym urządzeniem każdego biura, bez względu na profil jego działalności.
Materiał zewnętrzny
