W jaki sposób przechowywać dokumenty firmowe w Polsce?
Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do tego, by w należyty sposób gromadzić i przechowywać firmową dokumentację. Poszczególne dokumenty, które firma generuje muszą być przechowywane przez określony sposób i okres ustalony ustawą. Znajdować się powinny w siedzibie firmy, bądź w jej oddziale. Dotyczy to między innymi dokumentów rachunkowych, podatkowych oraz dokumentacji pracowniczej. Istotnym zadaniem jest nie tylko przechowywanie dokumentów, ale również ich ochrona przed uszkodzeniem, zniszczeniem albo niedozwolonymi zmianami i rozpowszechnianiem. Dobrym wyborem będzie metalowa szafa na dokumenty, która pozwoli na skuteczne zabezpieczenie firmowej dokumentacji.
Przechowywanie dokumentacji dla celów podatkowych
Dokumenty o charakterze podatkowym to wszystkie faktury, rachunki oraz dokumenty, które związane są z poborem i inkasem podatków, a także księgi podatkowe. Jeśli chodzi o dokumenty podatkowe należy przechowywać je przez 5 lat od zakończenia roku, w którym nastąpiło przedawnienie zobowiązania podatkowego. Osoba, która do tego obowiązku się nie stosuje może być ukarana grzywną. Wysokość karty w skrajnych przypadkach to nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych.
Przechowywanie dokumentacji ZUS
Każdy kto prowadzi działalność gospodarczą musi zarejestrować się również jako płatnik składek ZUS. Przepisy nie określają przez jaki czas należy przechowywać dokumenty, które potwierdzają rejestrację oraz uprawnienia do rozliczenia składek za osoby, które w firmie pracują. Jednocześnie jednak przy ewentualnej kontroli w firmie może być tak, że takie dokumenty będzie trzeba okazać, dlatego większość przedsiębiorców przyjmuje, że należy je archiwizować przez cały okres prowadzenia firmy. Dokładnie określony jest czas przechowywania takich dokumentów jak: deklaracje rozliczeniowe, imienne raporty miesięczne, korekty. Te dokumenty należy przechowywać przez 10 lat od przesłania do ZUS. Te przepisy odnoszą się także do kopii dokumentów przesłanych w formie papierowej i drogą elektroniczną.
Przechowywanie dokumentów pracowniczych
W sprawie dokumentów pracowniczych sytuacja uległa zmianie od rok 2019, od którego należy takie dokumenty przechowywać przez okres 10 lat. Jest to istotna zmiana, ponieważ okres ten został skrócony z 50 lat. W związku ze zmianą obowiązujących przepisów wprowadzone zostały rozwiązania, które pozwalają rozstrzygnąć jaki okres będzie dla danego pracownika właściwy. W przypadku osób zatrudnionych od 2019 roku okres przechowywania naturalnie wynosi 10 lat. W przypadku osób zatrudnionych przed 1999 rokiem ten okres przechowywania to 50 lat. Jeśli chodzi o ten okres przejściowy między 1999 a 2019 rokiem można skrócić ten okres 50 lat do 10 jeśli przygotuje się informacyjny raport do ZUS. Ze względu na długie okresy przechowywania dokumentów warto wybrać metalowe szafy na dokumenty, które będą stanowiły odpowiednie zabezpieczenie dla całej przechowywanej dokumentacji.
Dokumenty w formie elektronicznej
Warto zaznaczyć, że dokumenty obecnie można przechowywać bądź to w formie papierowej bądź też elektronicznej. Jeśli chodzi o przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej warto będzie zadbać o tworzenie kopii zapasowych. Trzeba także dbać o zabezpieczenia przeciw wirusom, tak by nie doszło do wycieku danych. W elektronicznej formie można wygodnie przechowywać księgi rachunkowe, podatkowe, dowody księgowe, dokumenty z inwentaryzacji, sprawozdania finansowe, listy płac. Ze względu na brak potrzebnego miejsca na przechowywanie dokumentów taka forma będzie niezwykle wygodna.
Materiał zewnętrzny
