Bezpieczne usuwanie archiwalnych dokumentów firmowych
Choć żyjemy w czasach postępującej digitalizacji, to dokumenty w papierowej formie wciąż są generowane przez większość firm. Po pewnym czasie ulegają one dezaktualizacji, a obowiązkiem przedsiębiorcy jest zniszczenie ich w taki sposób, by ochronić poufne dane. Jak bezpiecznie przeprowadzić niszczenie dokumentów? Skorzystaj z naszych wskazówek!
Samodzielne niszczenie dokumentów – jaka niszczarka do biura zapewni najlepsze efekty?
Niszczenie niewielkiej ilości firmowych druków można przeprowadzić samodzielnie. Potrzebna jednak będzie profesjonalna niszczarka do biura, rozdrabniająca papier na ścinki. Urządzenie tnące na paski nie nadaje się do usuwania dokumentacji zawierającej informacje niejawne.
Jaka niszczarka do dokumentów sprawdzi się więc najlepiej? Zwróć uwagę na klasę niszczenia dokumentów oznaczoną literą P oraz cyfrą. Im wyższa cyfra, tym drobniejsze ścinki uzyskasz. Do bezpiecznego niszczenia materiałów poufnych wybierz urządzenie o klasie niszczenia co najmniej P-4. Taka niszczarka rozdrabnia papier na ścinki o powierzchni mniejszej niż 160 mm². Nie ma szans, by z tak małych kawałków odtworzyć treść.
W przypadku własnoręcznego niszczenia dokumentów ważny jest nie tylko odpowiedni sprzęt. Należy uświadomić pracownika przeprowadzającego utylizację, by zachował wszelkie środki ostrożności. Niedopuszczalne jest pozostawianie zdezaktualizowanych papierów na widoku w czasie przerwy czy przeprowadzanie niszczenia przy osobach trzecich.
Niszczenie dokumentów przez profesjonalną firmę – gwarancja bezpieczeństwa
W przypadku dużej ilości dokumentów do utylizacji niszczenie ich za pomocą biurowej niszczarki będzie bardzo czasochłonne i mało efektywne. W takiej sytuacji lepiej skorzystać z usług profesjonalnej firmy zajmującej się utylizacją archiwów: https://www.destroy.pl/niszczenie-dokumentow/.
Firma niszcząca dokumenty dostarczy Ci specjalne zamykane na klucz pojemniki. Dzięki temu masz pewność, że osoby trzecie nie uzyskają dostępu do poufnych informacji czy danych osobowych Twoich klientów. Ponadto każdy pojemnik ma unikalny numer i jest oznaczony specjalnym kodem, który pozwala na śledzenie ruchu dokumentów. Odpowiednio przeszkolony personel czuwa nad całym procesem – od odbioru materiałów, aż po utylizację ścinków.
Firmy świadczące tego typu usługi działają według normy ISO 21964, która reguluje proces usuwania dokumentacji. Po zakończonym procesie uzyskasz certyfikat potwierdzający zniszczenie dokumentów. Wrocław to tylko jedno z miast, w którym możesz skorzystać z utylizacji archiwów – firmy usuwające zdezaktualizowane akta działają na terenie całej Polski.
Utylizacja dokumentów w bezpieczny sposób to obowiązek każdego przedsiębiorcy. W przypadku niewielkiej ilości materiałów możesz zniszczyć je samodzielnie, za pomocą niszczarki do biura o odpowiedniej klasie niszczenia. Jeśli jednak całe pudła zapakowane papierami po brzegi czekają na usunięcie, lepiej powierzyć to zadanie profesjonalnej firmie.
Materiał partnera