Sposoby na przechowywanie dokumentów
Archiwizacja dokumentów zapewnia bezpieczeństwo krytycznych informacji, jednocześnie redukując bałagan w biurze. Archiwizacja dokumentów to proces zapisywania statycznych dokumentów w bezpiecznej fizycznej lub cyfrowej lokalizacji i stanowi kluczową część każdego systemu zarządzania dokumentami (DMS). Ta technika jest wykorzystywana przez firmy z różnych sektorów i dyscyplin, zwłaszcza te, które są zobowiązane do przechowywania dokumentów i plików, które nie są już używane.
Proces archiwizacji
Pierwszym etapem archiwizacji jest odbiór dokumentów. Dokumentację biznesową firma odbiera bezpośrednio z siedziby klienta i przewozi do wybranego archiwum dokumentów. Potem następuje rejestracja dokumentów. Cała dokumentacja biznesowa w archiwum podlega szybkiej i profesjonalnej rejestracji w specjalnie do tego celu przeznaczonym systemie magazynowym. Proces ten umożliwia nie tylko merytoryczną identyfikację dokumentu, ale też lokalizację rejestrowanej informacji (system kodów kreskowych). Ostatni etap to obsługa archiwum, czyli możliwość profesjonalnej i kompleksowej obsługi archiwum. Od momentu rejestracji w systemie klient uzyskuje szybki dostęp do swoich informacji biznesowych (droga kurierska, mailowa lub audytowa).
Źródło: https://pika.pl/usluga/digitalizacja-dokumentow/
Sposoby na wdrożenie archiwizacji
Istnieje kilka technik zachowywania rekordów, z których każda ma swój własny zestaw zalet i wad. Możemy porównać trzy najczęstsze podejścia, aby zobaczyć, co możesz zdobyć lub stracić, jeśli wybierzesz jedno z nich:
- przechowywanie dokumentów papierowych – jest to jedna z najbezpieczniejszych metod archiwizacji w cyfrowym świecie: papieru nie da się zhakować, a zmiana fizycznie zapisanych danych bez pozostawienia zapisu jest bardzo niemożliwa,
- archiwa cyfrowe — w dzisiejszych czasach przechowywanie cyfrowe jest bez wątpienia najbardziej rozpowszechnionym sposobem archiwizacji. Wszystkie Twoje dokumenty zostały przekonwertowane na pliki cyfrowe, które mogą być przechowywane na dyskach twardych, serwerach lokalnych, zasobach w chmurze lub dowolnym innym systemie komputerowym. Wyróżniają się dostępnością i wydajnością,
- skanowanie na żądanie — skanowanie na żądanie to kolejna popularna opcja przechowywania. To połączenie archiwizacji cyfrowej i papierowej. Usługa ta polega na przechowywaniu informacji na dokumentach papierowych, ich skanowaniu oraz przesyłaniu w postaci plików cyfrowych. Masz dostęp do łatwości cyfryzacji z niezawodnością i bezpieczeństwem dokumentacji papierowej.
Podsumowanie
Archiwizacja dokumentów powinna być jednym z głównych tematów rozważań każdej firmy, która ma do czynienia z problemem nadmiaru danych, niezależnie od jego rozmiaru. Oczywiście idealnym rozwiązaniem jest zlecenie tego zadania doświadczonej firmie zajmującej się archiwizacją.
Materiał zewnętrzny