Naprawa kas fiskalnych - ile kosztuje i jak wybrać odpowiedni serwis?

Obowiązek serwisowania kasy fiskalnej

Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 4 ustawy o VAT, podatnik prowadzący ewidencję z wykorzystaniem kasy fiskalnej jest zobowiązany do jej serwisowania i dokonywania napraw technicznych nie rzadziej niż co 2 lata, nawet jeżeli nie prowadzi on ewidencji (zaprzestał sprzedaży).

Dodatkowo do skorzystania z usług podmiotu serwisującego kasy fiskalne jest zobowiązany każdy przedsiębiorca przed odwieszeniem działalności gospodarczej. Konieczność przeglądów raz na dwa lata nie obowiązują jedynie objętych odrębnymi przepisami taksówkarzy.

Kary za brak serwisu

Należy pamiętać, że w rezultacie nowych przepisów, niedostarczenie kasy fiskalnej do serwisu raz na 24 miesięcy zostanie szybko wychwycone przez Krajową Administrację Skarbową. Dotyczy to zarówno kas tradycyjnych, jak i działających online.

Łatwość kontroli nad serwisowaniem kas wynika z przepisów nakazujących podmiotom serwisującym składania co miesiąc raportu ze wszystkich przeglądów. Ponadto w przypadku kas działających online wszystkie informacje o przeglądach są dostarczane do Krajowej Administracji Skarbowej automatycznie.

Zgodnie z art. 111 ust. 6ka ustawy o VAT kary za nie wykonanie przeglądu to:

• 300 złotych,
• konieczność dokonania zwrotu ulgi na kasę fiskalną

Zwrot ulgi na kasę fiskalną będzie obowiązywał, jeżeli podatnik nie zrobi przeglądu technicznego w czasie do 3 lat od rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży.

Kto może serwisować kasę fiskalną?

Zgodnie z prawem przedsiębiorca używający kasy fiskalnej jest zobowiązany do przeprowadzania regularnych przeglądów technicznych oraz dokonywania jej napraw w razie konieczności nie rzadziej niż co dwa lata. Dodatkowo serwisem kasy fiskalnej może zająć się jedynie uprawniony do tego podmiot.

Ponadto należy mieć na uwadze, że serwis kas fiskalnych nie musi mieć uprawnień do serwisowania każdego rodzaju kas. Przedsiębiorca, który chciałby oddać kasę fiskalną do serwisu powinien upewnić się, czy interesujący go podmiot widnieje na wykazie udostępnionym przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

W tym celu można użyć wyszukiwarki online na rządowej stronie www.podatki.gov.pl. Korzystając z niej należy podać numer legitymacji serwisanta lub opcjonalnie podać model kasy rejestrującej.

Przeglądając wykaz, służący jako zbiór danych o serwisancie, przedsiębiorca może zapoznać się m.in. z takimi informacjami jak:

• numer identyfikatora serwisanta,
• typ lub typy kas fiskalnych, do których serwis ma uprawnienia,
• datę ważności upoważnienia,
• numer NIP serwisu głównego i podmiotu prowadzącego serwis.

Zmiana serwisu kas fiskalnych

Część przedsiębiorców uważa, że serwis i naprawę kasy fiskalnej można zrobić jedynie u podmiotu, który został przypisany do książeczki serwisowej. Z kolei firma, która chciałaby zmienić usługodawcę, może to zrobić jedynie po uzyskaniu zgodySerwisu Głównego (Centralnego). Sytuacja rzeczywiście wyglądała w ten sposób, ale tylko do 30 czerwca 2019 roku, kiedy w życie weszło rozporządzenie ministra finansów w sprawie kas rejestrujących.

Dzięki nowym regulacjom prawnym uzyskanie zgody ze strony serwisu głównego kasy fiskalnych nie jest już potrzebne! Dodatkowo obowiązek informowania o zmianie serwisu Urzędu Skarbowego spadło na nowy serwis, który musi to zrobić w terminie 5 dni. Jedyne działanie, o którym nie może zapomnieć przedsiębiorca zmieniający usługodawcę, jest poinformowanie dotychczasowego serwisanta kas fiskalnych o rezygnacji z usług w czasie do 5 dni od chwili dokonania takiej zmiany.

Wybór dobrego serwisu kas fiskalnych

Dzięki wprowadzonym w 2019 roku zmianom w prawie, każdy przedsiębiorca używający kasy fiskalnej może łatwiej zmienić serwisanta. W związku z tym pojawia się pytanie, jaki serwis kas fiskalnych będzie najlepszym rozwiązaniem. Tak, jak zostało napisane wcześniej, w pierwszej kolejności należy sprawdzić podmioty, widniejące na udostępnionej przez szefa Krajowej Izby Skarbowej, liście podmiotów uprawnionych do serwisu kas fiskalnych.

Wykaz pomoże też upewnić się, że serwis może podjąć się przeglądu, czy też naprawy konkretnego rodzaju kasy fiskalnej. Kolejny krok to ustalenie czasu trwania usługi. Naprawa kas fiskalnych, czy też ich przegląd nie pozwala na prowadzenie sprzedaży. W związku z tym warto wybrać serwis, który gwarantuje sprawną obsługę. Jak wygląda to w praktyce?Kasę należy oddać do serwisu w ciągu 48h, natomiast czas na naprawę wynosi 14 dni. Mimo to większość serwisów wykonuje usługę znacznie szybciej, dlatego warto zapytać o czas naprawy.

Aktualnie obowiązują korzystniejsze dla przedsiębiorców przepisy, które nakazują ukończyć przegląd w czasie 3 dni od chwili zgłoszenia kasy. Sytuacja wygląda inaczej w przypadku awarii kasy fiskalnych. W skrajnym przypadku czas naprawy to nawet 14 dni, dlatego należy upewnić się, że wybrany serwis jest dobrze wyposażony w niezbędne części, a usługę naprawy wykonuje od ręki. W tym celu warto sprawdzić opinie na temat wybranego punktu.

Dodatkowo warto zwrócić uwagę od jak dawna serwis oferuje usługi. Wybierając serwis świadczący usługi od wielu lat, rośnie szansa na profesjonalną obsługę. Oczywiście to wciąż nie wszystkie kwestie, które należy uwzględnić, kiedy konieczny jest przegląd lub naprawa kasy fiskalnej Cena usługi jest równie istotna.

Tak więc warto zwrócić uwagę na:

• obecność serwisu na wykazie Krajowej Administracji Skarbowej,
• do jakiego rodzaju, jakich rodzajów kas serwis ma uprawnienia,
• czy oferuje natychmiastowe naprawy i szybkie przeglądy,
• od ilu lat serwis działa na rynku/ma uprawnienia,
• jakie są opinie klientów,
• jak kształtują się ceny za oferowane usługi.

Naprawa kas fiskalnych - ile kosztuje?

To, ile kosztuje naprawa kasy fiskalnej jest uzależnione od m.in. takich czynników jak rodzaj kasy fiskalnej, producenta, rodzaju usterki, czy też wysokości marży narzuconej przez serwis. W związku z tym nie ma możliwości odpowiedzenia na pytanie, jaka jest cena za tę usługę.

Sytuacja jest jaśniejsza jedynie w przypadku regularnego serwisu. Za przeprowadzanie zwykłego przeglądu serwisanci oczekują zapłaty wahającej się od 150 do 300 złotych. Podobnie, jak w przypadku większości usług w dużych miastach cena może być wyższa.

Artykuł powstał przy współpracy z firmą Mico, oferującą profesjonalny serwis kas fiskalnych - mico.pl/serwis-kas-fiskalnych/