Czy w sezonie urlopowym każdy wypoczywa?

Zasadnicze pytanie, które w okresie przedwakacyjnym zadają sobie pracownicy to ile dni urlopu im jeszcze zostało. Wtedy też rozpoczynają się wędrówki do działu kadr i zaczyna się walka o to, kto pierwszy z danego działu złoży wniosek urlopowy. Co w sytuacji, kiedy wszyscy chcieliby pójść na urlop w tym samym czasie? Zapewne ostateczną decyzję podejmie przełożony, który na biurku posiada już stos wniosków urlopowych. Potem analiza, kto mógłby nas zastąpić podczas nieobecności, by przekazać mu swoje bieżące zadania. Niestety kolega z pokoju zerka na nas złowieszczym wzrokiem, bo marzył o wolnym w lipcu, a przez nas nie pojedzie… Im większa firma, tym łatwiej utrzymać stabilność pracy danego działu, ale też tym więcej pracy dla działu kadr. W tym okresie poza codzienną pracą musi bowiem dopilnować formalnych aspektów wszystkich urlopów, jednocześnie odpowiadając na wszystkie pytania z nimi związane… Czy można przejść przez to sprawniej i przyjemniej dla wszystkich? Na szczęście tak.

Wzorowa organizacja

Rozwiązaniem problemów związanych z planowaniem czasu wypoczynku jest ewidencja przez elektroniczny system. Pozwala on nie tylko na szybsze przekazywanie podań do akceptacji, ale także na łatwiejsze planowanie zastępstw podczas absencji. Przede wszystkim jednak sprawia, że sezon urlopowy nie jest już czasem udręki dla działu kadr i managerów. Z kolei dla samych pracowników system taki jest niezwykle łatwy i prosty w obsłudze. Co najważniejsze - umożliwia złożenie wniosku przez kilka kliknięć myszką – nawet gdy nie ma nas w danej chwili w firmie.

Jak to działa?

Zarządzanie urlopami przebiega w wyjątkowo prosty i intuicyjny sposób. Każdy z pracowników loguje się na swój indywidualny profil, na którym widzi zestawienie przysługujących i wykorzystanych dni wolnych. Wybiera interesujący dzień (lub dni) i prośba trafia automatycznie na skrzynkę przełożonego. Dodatkowo pracownik może wskazać osobę, która będzie pełnić jego funkcje, gdy ten będzie na wakacjach. Zastępujący również zostanie poinformowany mailowo, z opcjonalną możliwością odrzucenia takiej prośby.

Wszyscy zatrudnieni w organizacji mają wgląd do kalendarza urlopowego. Pozwala to na uniknięcie zbędnego zamieszania i ułatwia opracowywanie rocznych planów. Wgląd do zaplanowanych przez współpracowników urlopów ułatwia także planowanie własnego urlopu. Z kolei integracja z elementami systemu wypłaty wynagrodzeń, pozwala na automatyczne rozliczanie nieobecności.

Personel ma także wgląd do swoich złożonych wniosków. Zarówno tych zaakceptowanych, czekających na rozpatrzenie jak i odrzuconych. W sytuacji, gdy pracownik musi z jakichś względów odwołać lub przełożyć wolne, system pozwala mu na to. Nawet po zaakceptowaniu go przez przełożonego. W przeciwieństwie do tradycyjnych podań, wystarczy jedno kliknięcie.

Profity

Korzyści wynikających z elektronicznego systemu jest bardzo dużo. Poniżej zostały przedstawione najbardziej istotne.

1. Przejrzystość i łatwość pracy – dotyczy to nie tylko działu kadr. System umożliwia wszystkim pracownikom monitoring bieżących i zaplanowanych urlopów. Dzięki temu pozwala szybko i sprawnie planować zadania w poszczególnych działach. A to przyczynia się do sprawniejszego funkcjonowania firmy.
2. Bezpieczeństwo – elektroniczny system przyczynia się do wyeliminowania „znikających” wniosków. Podczas składania ich tradycyjną metodą, przełożeni skarżą się na zaburzanie i reorganizację ich pracy. Nie dziwi zatem fakt, że dokumenty często lądują na dnie szuflady i długo czekają na rozpatrzenie. Nie tyle giną ile ludzie o nich zapominają. W przypadku rozwiązania elektronicznego wszystko pozostaje w systemie, a zwierzchnikowi pozostaje zaledwie jedno kliknięcie.
3. Oszczędność i ochrona środowiska – nie trzeba raczej nikogo przekonywać o tym, że działy kadr tracą niepotrzebnie mnóstwo czasu na obsługę wniosków urlopowych w sposób tradycyjny. Podobnie zresztą przełożeni. Korzystając z systemu elektronicznego, poza odzyskaniem cennego czasu, firma oszczędza także na materiałach biurowych. Wszystko dzięki redukcji kosztów związanych z wydrukiem.

Podsumowując, jeżeli zależy ci na tym, aby sezon urlopowy dawał możliwość wypoczynku wszystkim pracownikom, już dziś skorzystaj z elektronicznego systemu obiegu dokumentów. Zdecydowanie usprawni i przyspieszy proces obiegu wniosków urlopowych w firmie, a przypomnienia w formie e-mail lub SMS nie pozwolą przeoczyć żadnego wniosku.